Steeds meer organisaties gaan over naar een digitaal archief. De eerste stap richting een papierloos kantoor, is het efficiënt inrichten van de archiefruimte. Hier liggen stapels met bestaand papierwerk dat gedigitaliseerd moet worden. Eerst moeten deze belangrijke documenten een eigen plek krijgen. Waar let je op bij effectief archiefbeheer?
Inrichten fysieke archiefruimte
De meeste organisaties hebben nog altijd een fysieke archiefruimte nodig voordat het bestaande papierwerk kan worden gedigitaliseerd. Kies hiervoor een droge ruimte uit, want papier trekt vocht aan wat schimmel kan veroorzaken. Je gebruikt de aangewezen archiefruimte enkel voor archiefbeheer, om de orde en structuur te bewaren. Met een paar stevige archiefstellingen kan je de ruimte optimaal indelen en verlies je hierbij zo min mogelijk ruimte. Deze speciale stellingen zijn flexibel in hoogte in te richten. Als dit geen functie is die je nodig hebt kun je ook kiezen voor normale opbergrekken.
Al dat papier kan zorgen voor flink wat belasting op de stellingen en op de vloer. Let dus bij het uitzoeken van een geschikte ruimte ook op het draagvermogen van de vloer bij volledige belasting. Ten slotte moet er goede verwarming en verlichting aanwezig zijn in de ruimte.
Toegangsregels voor archief
Het archief moet afsluitbaar zijn zodat je oog hebt op de mensen die toegang hebben tot het archief. Wie krijgt er allemaal toegang? En wie beheert de sleutel? Ga je een logboek bijhouden over welke personen op welke dag toegang hebben gekregen tot het archief? Digitaal zijn dit soort zaken een stuk makkelijker bij te houden, wat een van de redenen is om over te stappen op een digitaal archief.
Structuur aanbrengen in archief
Op het moment dat de archiefruimte naar behoren is ingericht, kan je beginnen met het aanbrengen van structuur. Een gestructureerd papieren archief is makkelijker over te zetten naar een gestructureerd digitaal archief. Vaak worden de jongste jaargangen op de makkelijkst toegankelijke locaties geplaatst. Kies voor ordners van goede kwaliteit, met een extra breed alfabet, of werk met gekleurde ordners en archiefdozen om de herkenbaarheid van bijvoorbeeld een bepaald jaar te vergroten.
Archief vernietigen na bewaartermijn
Heb jij stukken gedigitaliseerd en is de bewaartermijn verstreken? Dan kan je deze documenten vernietigen om ervoor te zorgen dat je archief netjes en up-to-date blijft. Doorgaans gebruik je een papiervernietiger voor vertrouwelijke documenten en gooi je overige documenten in de papiercontainer. Je kunt hier ook een gespecialiseerd bedrijf voor inhuren. Deze komt de documenten ophalen en zorgt voor een discrete vernietiging van archieven na afloop van de bewaartermijn.